|
Примеры должностных инструкций. Основные принципы работы отдела продаж. Положение об Отделе продаж
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
менеджера отдела продаж
Ф.И.О. _______________________
Должность: ___________________
Отдел продаж _________________
Подотчетность: ________________
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Менеджер осуществляет деятельность по продаже всего ассортимента продукции и услуг, реализуемых компанией.
2. Менеджер в повседневной практике руководствуется законами Украины, распоряжениями исполнительной власти, иными нормативными документами, приказами директора, распоряжениями коммерческого директора и указаниями начальника отдела.
3. Менеджер обязан не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия.
4. Полномочия и мера ответственности менеджера определяются Кодексом законов о труде (КЗОТ) и настоящей должностной инструкцией.
II. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Менеджер должен иметь средне-специальное или высшее образование и опыт работы не менее полугода на должности помощника менеджера отдела продаж.
2. Менеджер обязан иметь приятный внешний вид, быть чисто и аккуратно одет, соблюдать правила личной и общественной гигиены.
3. Менеджер обязан строго соблюдать трудовой распорядок дня компании, немедленно оповещать своего непосредственного руководителя в случае возникновения причин, препятствующих своевременному выходу на работу.
4. Менеджер должен знать:
a. экономические основы деятельности компании
b. особенности рынка, на котором работает компания
c. конкурентные преимущества компании
d. ассортимент реализуемой продукции и предоставляемых услуг
e. характеристики и особенности всех видов продукции и услуг
f. офисные приложения, почтовые клиенты Microsoft на уровне уверенного пользователя
g. ведение оперативной бухгалтерской документации в программе 1С
h. должностную инструкцию менеджера отдела продаж
i. положение об отделе продаж
j. ведение оперативной отчетности
k. трудовой распорядок дня компании
III. ОБЯЗАННОСТИ
1. Менеджер отдела продаж отвечает за достижение плановых показателей прибыльности компании. Эта задача реализуется:
a. поддержанием и увеличением существующего оборота продаж
b. уменьшением накладных расходов при ведении продаж
c. снижением долговых обязательств клиентов перед компанией
d. поиском и привлечением к сотрудничеству новых клиентов
e. оптимизацией ассортимента и запасов продукции предприятия путем исключения нерентабельных продуктов и включением в ассортимент таких продуктов, которые могут принести прибыль
2. Обслуживая запросы клиентов, менеджер принимает заказы, выставляет счета и контролирует их оплату, отслеживает доставку продукции и ход реализации услуг.
3. Работая с постоянными клиентами (дилерами), или реализуя крупные заказы, менеджер работает в рамках договорных отношений – готовит и заключает договора и контролирует их выполнение.
4. Менеджер обязан получить подтверждение удовлетворенности клиента работой компании. В случае некачественного обслуживания – принять все необходимые меры к исправлению ситуации и недопущению ее в будущем.
5. Менеджер обязан собирать сведения о существующих потребностях клиентов, анализировать данные и готовить предложения по удовлетворению этих потребностей.
6. Менеджер обязан планировать объемы продаж, и на основании утвержденных планов поддерживать необходимый ассортимент и товарный запас продукции на складе – в части его касающейся, как бренд-менеджера направления.
7. Менеджер обязан уметь квалифицированно вести деловые переговоры с клиентами, уметь вежливо и корректно решать спорные вопросы – при личной встрече, по телефону, по электронной почте и ICQ.
8. Менеджер обязан собирать и анализировать первичную информацию о конкурентах, конкурирующих продуктах и услугах, и не реже одного раза в месяц готовить соответствующие предложения по повышению конкурентоспособности компании.
9. Менеджер обязан поддерживать в актуальном состоянии клиентскую базу данных, регулярно внося изменения в единую систему CRM компании.
10. Основываясь на своем опыте работы, менеджер обязан – не реже одного раз в месяц – готовить свои предложения по маркетинговому продвижению продукта.
11. Менеджер обязан постоянно информировать клиентов о новых продуктах и услугах, реализуемых компанией, а также о планируемых маркетинговых мероприятиях (выставки, семинары, презентации, и т.д.).
12. Менеджер обязан принимать участие в проводимых компаниях маркетинговых мероприятиях, готовить доклады в рамках своей компетенции и новостные сообщения для СМИ.
13. Менеджер обязан заботиться о поддержании на должном уровне своего профессионального уровня, занимаясь самообразованием и участвуя в обучающих программах компании.
IV. ПРАВА
1. Менеджер отдела продаж имеет право на достойную и своевременную оплату труда, соответствующую его профессиональному уровню и личному вкладу в успех командной работы.
2. Менеджер имеет право на социальные гарантии, предусмотренные КЗОТ.
3. Менеджер имеет право на комфортные условия труда на своем рабочем месте.
4. Менеджер имеет право в своей работе использовать все ресурсы и возможности компании – денежные средства, производственные мощности, склады, средства связи, Интернет, специальную литературу, оборудование, и др. - необходимые ему для осуществления своих функциональных обязанностей.
V. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА
1. Оценка эффективности менеджера по продажам производится его непосредственным руководителем: менеджеру выставляется балл – от 0 до 1, на основании которого происходит, в частности, распределение премиального фонда.
2. Критериями оценки эффективность деятельности менеджера по продажам являются следующие основные показатели:
a. Прибыль компании, полученная в результате непосредственной работы менеджера.
b. Оборот компании, достигнутый при непосредственном участии менеджера.
c. Размер долговых обязательств клиентов, допущенный менеджером.
d. Степень удовлетворенности клиентов, ставшая возможной в результате работы менеджера.
e. Умение грамотно, своевременно и безошибочно вести документооборот.
f. Степень участия менеджера в процессе вывода на рынок новых продуктов/услуг.
g. Способность оптимизировать складские запасы предприятия.
h. Степень участия менеджера в маркетинговых мероприятиях компании.
i. Успех в привлечении новых клиентов к работе с компанией.
j. Умение работать в команде, проявлять взаимовыручку.
k. Количество выписываемых счетов и оформляемых документов.
VI. ОТЧЕТНОСТЬ
1. Менеджер отдела продаж готовит и предоставляет руководству ежемесячный отчет о проделанной работе.
VII. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
1. Менеджер несет ответственность за невыполнение плановых показателей по обороту и прибыли компании в части его касающейся как бренд-менеджера направления.
2. Менеджер несет ответственность за допущенные долговые обязательства клиентов перед компанией.
3. Менеджер несет ответственность за превышение лимитов складских запасов продукции в части его касающейся как бренд-менеджера направления.
4. Менеджер несет ответственность за срыв договорных отношений компании с партнерами в части его касающейся как бренд-менеджера направления.
5. Менеджер несет ответственность, в случае отказа клиента от сотрудничества с компанией, вследствие неудовлетворенности работой менеджера.
6. Менеджер несет ответственность за нарушение правил ведения документооборота: несвоевременное оформление документов – договоров, счетов, накладных, документов, предоставляемых в налоговую инспекцию, и т.д.
7. Менеджер несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей и данных ему поручений.
8. Менеджер несет ответственность за соблюдение установленных нормативов складских запасов предприятия.
9. Менеджер несет ответственность за нарушение норм и правил, установленных настоящей Инструкцией, Правилами внутреннего трудового распорядка и других внутренних документов и распоряжений руководства.
10. Менеджер несет ответственность за нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность компании.
11. Менеджер несет ответственность за принятие к исполнению и оформление документов по финансово-хозяйственным операциям, противоречащим законодательству.
12. Менеджер несет ответственность за нанесение материального ущерба компании и ущерба ее деловой репутации, в том числе – за ущерб, причиненный его бездействием.
13. Менеджер несет ответственность за разглашение коммерческой информации, являющейся собственностью фирмы.
Коммерческий директор:
____________________/И.О.Ф./ «__»__________2008 г.
Основные принципы работы отдела продаж
1. Общие положения
1.1. Отдел продаж – структурное подразделение компании, самостоятельно ведущее хозяйственную деятельность, направленную на достижение плановых показателей по обороту и прибыли.
1.2. Отдел продаж – хозрасчетное подразделение, где во главу угла ставятся личная ответственность и заинтересованность менеджеров по продажам, а также принципы эффективной командной работы.
1.3. Сотрудники отдела продаж участвуют в распределении полученной прибыли по утвержденному нормативу отчуждения прибыли на премирование и в соответствии с личным вкладом каждого сотрудника в успех общей работы.
1.4. Система оплаты сотрудников включает постоянную (зарплата) и переменную (премия) составляющие.
1.5. Постоянная составляющая включает базовый оклад и надбавки за выполнение дополнительных функций.
1.6. Переменная составляющая в оплате труда динамично изменяется в зависимости от эффективности работы сотрудника и всего отдела.
2. Постоянная составляющая - базовые оклады
2.1. Ученик – ХХХ у.е.
2.2. Помощник менеджера отдела продаж – ХХХХ у.е.
2.3. Менеджер отдела продаж – ХХХХХ у.е.
3. Постоянная составляющая – надбавки
3.1. Бренд-менеджер направления (продукта) – ХХ у.е.
3.2. Ответственный за документооборот – ХХ у.е.
3.3. Ответственный за ведение договорных отношений и контроль долговых обязательств клиентов – ХХ у.е.
4. Переменная составляющая – премии
4.1. Не имеет верхнего предела, определяется на основе коэффициента личного участия, выставляемого непосредственным начальником.
4.2. Устанавливаются особые премии за привлечение к работе с компанией крупных клиентов, приносящих высокую прибыль.
4.3. Сотрудник может быть депремирован или оштрафован в случае, если он допустит грубые нарушения правил, установленных КЗОТ, Положением об отделе продаж, Должностной инструкцией. В частности, сотрудник может быть лишен премии или оштрафован, если:
4.3.1. нарушит производственную дисциплину, установленный распорядок дня
4.3.2. нарушит правила ведения документооборота
4.3.3. нарушит правила вежливости в работе с клиентами, партнерами и персоналом компании
4.3.4. допустит несанкционированное превышение лимита продукции на складе
4.3.5. допустит несанкционированное увеличение долговых обязательств клиентов перед компанией
4.3.6. допустит случаи кражи или умышленной порчи имущества компании, хищение денежных средств
4.4. Устанавливается следующий порядок возмещения сотрудником убытков компании, в случае, если по его вине произошло увеличение долговых обязательств клиентов:
4.4.1. вся сумма просроченных платежей разбивается помесячно, таким образом, чтобы удерживаемые штрафные выплаты не превышали 50% постоянной составляющей зарплаты сотрудника.
4.4.2. в случае, если сотрудник добивается возврата суммы долга клиентом компании, удержанные из его зарплаты суммы возвращаются, за вычетом процента, обусловленного инфляцией за период накопления долга
Положение об Отделе продаж
Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением компании и подчиняется непосредственно коммерческому директору.
1. Задачи отдела
1.1. Обеспечение реализации продукции предприятия с выполнением установленных планов по объемам продаж и норме прибыли.
1.2. Обеспечение установленных норм складских запасов продукции, необходимых для бесперебойной работы предприятия.
1.3. Обеспечение строгого соблюдения договорных отношений с партнерами предприятия.
1.4. Обеспечение рациональной работы, снижение затрат и долговых обязательств клиентов перед предприятием.
2. Структура отдела
2.1. Структура, штатное расписание и должностные инструкции отдела продаж разрабатываются коммерческим директором и утверждаются директором предприятия в соответствии с реальными бизнес-процессами и перспективными планами развития.
2.2. В состав отдела, кроме непосредственно менеджеров по продажам, входят, при необходимости, вспомогательные и обеспечивающие подразделения – маркетинга, планирования, диспетчеризации доставки продукции и ее складирования.
2.3. Непосредственное руководство отделом продаж осуществляет коммерческий директор.
3. Функции отдела
3.1. Ведение процесса продаж и поставок (отгрузки) реализуемой продукции.
3.2. Изучение ситуации на рынке, перспективного и текущего спроса на реализуемую продукцию и требований к ее качеству.
3.3. Разработка предложений по маркетингу продаж.
3.4. Планирование ассортимента реализуемой продукции.
3.5. Оформление договорных отношений с поставщиками и клиентами.
3.6. Неукоснительное ведение текущего документооборота.
3.7. Организация отгрузки продукции потребителям, оформление документации, строгий контроль графика отгрузки в соответствии с заключенными договорами.
3.8. Организация приема, хранения, комплектации, консервации и упаковки реализуемой продукции.
3.9. Выявление случаев нарушения условий заключенных договоров, сроков поставки и оплаты за поставленную продукцию, а также при случаев брака поставляемой компании продукции.
3.10. Урегулирование спорных моментов в работе с клиентами, поставщиками и партнерами.
3.11. Предъявление, в случае, когда невозможно ситуацию разрешить иным способом, претензий, штрафных санкций к поставщикам, клиентам и партнерам. Подготовка материалов для подачи исковых заявлений в арбитраж.
3.12. Рассмотрение претензий клиентов на поставленную продукцию, разработка предложений по возмещению ущерба.
3.13. Составление отчетов о движении продукции – поступление, складские запасы, реализация - ежемесячно.
3.14. Контроль и планирование складских запасов продукции в пределах установленных нормативов.
3.15. Проведение ревизии складских запасов – ежемесячно.
3.16. Анализ ситуации на рынке, анализ продаж и неудовлетворенных потребностей клиентов, подготовка предложений по планированию продаж – ежеквартально.
3.17. Участие в выставках, семинарах, конференциях и презентациях – по утвержденному на предприятии плану.
4. Взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями
4.1. С техническим отделом:
4.1.1. Подача предложений по улучшению работы IT-инфраструктуры предприятия.
4.1.2. Постановка задачи на устранение выявленных неисправностей в работе оборудования и программного обеспечения.
4.2. С отделом маркетинга:
4.2.1. Подготовка текущих предложений по маркетингу продаж.
4.2.2. Подготовка информации о реализуемых продуктах и продажах по запросу отдела маркетинга.
4.2.3. Участие в мероприятиях, организуемых отделом маркетинга.
4.3. С подразделением логистики:
4.3.1. Постановка задачи службе логистики по доставке реализуемой продукции.
4.3.2. Контроль работы службы доставки.
4.4. Со складом:
4.4.1. Контроль приема товара, условий его хранения и отгрузки
4.4.2. Ревизия состояния складских запасов и контроль условий хранения.
4.5. С бухгалтерией:
4.5.1. Неукоснительное соблюдение требований, предъявляемых бухгалтерией к ведению документооборота
4.5.2. Взаимный контроль платежей и поступлений денежных средств.
4.6. С юридическим отделом:
4.6.1. Подготовка материалов для предъявления претензий, подачи документов в арбитраж.
4.6.2. Совместная подготовка договоров.
4.7. С другими подразделениями компании:
4.7.1. Хозрасчетные отношения по внутренним расценкам на поставку продукции и оказание услуг.
4.7.2. Совместное участие в маркетинговых акциях компании.
5. Права отдела
5.1. Требовать от других подразделений предприятия представления материалов (сведений, планов, цен, образцов, и т.п.), необходимых для работы отдела.
5.2. Представлять интересы предприятия при обсуждении вопросов закупок, изготовления и реализации продукции, вести переговоры и готовить договоры.
5.3. Представлять предприятие в случае необходимости защиты его коммерческих интересов – при предъявлении претензий, подачи документов в арбитраж.
5.4. Вносить предложения руководству предприятия о применении санкций в отношении подразделений, ответственных за нарушение сроков изготовления, закупок, условий хранения и реализации продукции.
5.5. Вносить предложения руководству предприятия о прекращении производства или закупок продукции, реализация которой не приносит прибыли.
5.6. Вносить предложения руководству предприятия по совершенствованию механизма оплаты и условий труда.
5.7. Вносить предложения руководству предприятия по проведению различных корпоративных мероприятий – обучающих семинаров, праздников, и пр.
5.8. Вносить другие конкретные предложения по улучшению работы отдела и предприятия в целом.
5.9. Планировать закупки необходимых в работе отдела оборудования, офисных принадлежностей и расходных материалов – в пределах утвержденного бюджета.
5.10. Указания отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению другими подразделениями предприятия.
6. Ответственность отдела
6.1. Все полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет коммерческий директор.
6.2. Степень ответственности других сотрудников устанавливается должностными инструкциями.
Коммерческий директор:
____________________/И.О.Ф./ «__»__________2007 г.
|
