Выставка

В плане подготовки к выставке...

На примере участия в международной выставке украинской девелоперской компании

Чтобы выставка стала удачным вложением денег, необходимо:

1. Четко понимать стратегические цели компании, и исходя из этих целей, - ставить реальные промежуточные цели, которые необходимо достигнуть в результате участия в выставке.

2. Необходимо разделить, жестко привязать к временному графику и персонифицировать процессы подготовки к выставке, ее проведение и поствыставочной активности. То есть, составить план подготовки и проведения выставки.

3. Нужен человек, который координирует всю оперативную работу по подготовке к выставке. Желательно, чтобы это не был генеральный менеджер или собственник бизнеса. Такой скрупулезной работой должен заниматься надежный и дотошный в мелочах человек. Если такой имеется – это хорошо.

4. Нужен пресс-секретарь компании – совсем не обязательно пиарщик, а просто надежный (не болтающий лишнего), контактный и обязательный в своих обещаниях человек. Он нужен для поддержания оперативных контактов со СМИ, установления дружеских отношений с журналистами.

5. План подготовки и проведения выставки должен включать:

a. Список необходимых материалов маркетингового характера:

i. буклеты
ii. листовки
iii. сообщения
iv. презентации
v. имиджевые фильмы
vi. альбомы
vii. статейные материалы
viii. интервью (заготовки)
ix. доклады
x. готовые пресс-киты
xi. пригласительные (открытки)
xii. сувениры
xiii. что-то еще?..

b. План использования стенда на выставке и его дизайн. Материалы для наполнения стенда:

i. графические материалы – фотографии, рисунки, картины, чертежи
ii. макеты (объектов)
iii. выставочные альбомы
iv. что-то еще?..

c. План подготовки к выставке.

d. План проведения выставки.

e. План мер, которые необходимо предпринять после выставки.

Остановимся на последних трех пунктах подробнее:

a) План подготовки к выставке (во временной перспективе)

a. Проводим PR-кампанию в рамках подготовки к выставке. Главная цель – ознакомить общественность и потенциальных партнеров с компанией, создать положительное впечатление. Попутно решаем следующие задачи: знакомимся со СМИ, создаем рычаги влияния на ситуацию через СМИ, готовим благоприятный фон для успешного проведения выставки. В рамках этой PR-кампании:

b. Готовим краткое, но емкое по сути, сообщение, фактически – приглашение на выставку, в котором изложены цели, которые преследует компания, говорится о бизнесе компании, имеется интересная информация о самой выставке и о тех выгодах, которые получит Украина от участия в выставке.

c. Осуществляем адресную рассылку приглашений зарубежным инвесторами и украинским партнерам (в том числе – потенциальным).

d. Приглашаем на выставку влиятельных и талантливых журналистов, оплачиваем их перелет и проживание, все остальное (интерес к теме в СМИ) – они сделают сами.

e. Готовим развернутое сообщение о выставке и участии компании в ней, фактически – делаем серьезный статейный материал, где подробно, с иллюстрациями изложены:

i. история проведения выставки, участники, интересные факты о выставке, плюс – фото
ii. история компании, цели и задачи бизнеса, интереснейшие объекты (проекты) – с фото
iii. сведения о менеджменте компании – биографическая справка, достижения, что-то личное, плюс – фото
iv. дается некий анализ ситуации на рынке, и делаются предположения о том, что получит Украина от участия в выставке

f. Делаем электронную презентацию компании, а может и несколько презентаций – о выставке, о рынке, о проектах компании.

g. Делаем имиджевый фильм о компании.

h. Делаем CD-презентацию о компании – на диске должны быть статейные материалы, презентации, фильм – на разных языках: украинский, русский, английский, немецкий.

i. Делаем пресс-кит – набор информации о компании в одном пакете.

j. Готовим доклад руководителя. Рабочее название – «Накануне выставки».

k. Созываем пресс-конференцию. Рабочее название – «Накануне выставки». Объявляем о пресс-конференции за месяц до начала выставки – рассылаем пресс-релиз, адресно приглашаем журналистов. Проводим пресс-конференцию за две недели до начала. Место проведения – «Интерфакс» или «Униан». Журналистам – режим максимального благоприятствования. Все работники СМИ снабжаются пресс-китами и другими фактурными материалами в полном объеме, в печатном и электронном виде. Журналисты – народ ленивый: доклад вряд ли станут конспектировать, а его электронную версию запросто используют в своих статьях и сообщениях. По окончании пресс-конференции – дружеский банкет.

l. приглашение на выставку, в котором изложены цели, которые преследует компания, говорится о бизнесе компании, имеется интересная информация о самой выставке и о тех выгодах, которые получит Украина от участия в выставке.

m. Готовим раздаточные (печатные) материалы к выставке:

n. Имиджевый буклет компании – история успеха, руководство, проекты, немного об Украине и ее потенциале
o. Презентационные листовки с рабочими названиями:
i. Украина – движение вперед
ii. Украина – успешная страна
iii. Украина – лучшее вложение капитала
iv. И т.д.
p. Презентационные листовки с описанием интереснейших проектов компании (объектов) – описание, фото, цена вопроса, эффективность инвестирования...

в) План проведения выставки

1. Можно провести «День Украины» в рамках выставки – с презентациями и выступлениями видных государственных деятелей и влиятельных бизнесменов.

2. Можно раздавать важным гостям стенда приглашение (открытка) посетить Украину, а после выставки действительно провести для таких vip-персон такой тур... - хороший способ продолжить полезное знакомство.

3. Можно дарить vip-ам хорошо иллюстрированные альбомы (фотоальбомы), иллюстрирующие бизнес компании.

4. На стенде полезно разместить как можно больше мониторов (ЖКИ) – крутить имиджевые фильмы о компании и Украине, презентации, фотоальбомы...

5. Дать возможность журналистам-телевизионщикам снять хороший фильм о выставке и участии компании в ней.

c) План мер, которые необходимо предпринять после выставки.

1. Подготовить сообщения – краткое (пресс-релиз) и развернутое (статейный материал) – об участии компании и Украины в выставке. Проинформировать СМИ и общественность.

2. Проинформировать партнеров (в том числе потенциальных) об итогах выставки – адресная рассылка...

3. Дать талантливым журналистам необходимую информацию – тексты, фотографии, некий анализ – они сами напишут статьи.

4. Провести пресс-конференцию с участием руководства компании, рабочее название - «Итоги выставки», сроки проведения – не позже, чем через неделю после окончания выставки.

5. Добиться выхода видеоряда о выставке в новостях на ведущих телеканалах страны.