Правила деловой переписки

Печать
Маркетинг, Public relations

Правила деловой переписки

1. «Золотые правила» деловой переписки

Ответ на письмо респондента должен быть дан в течение суток с момента получения письма. Если невозможно сразу дать ответ по существу вопроса, ответ дается следующий: «Письмо принято к рассмотрению. Ответ будет дан в течение трех дней».
Письмо должно быть напечатано. От руки пишут исключительно личные письма. То же самое касается и адреса на конверте.
Недопустимы грамматические ошибки и опечатки. Перед тем как распечатать письмо или отправить e-mail, обязательно включите программу проверки орфографии и пунктуации.
Письмо должно быть содержательным. То есть ваш корреспондент должен из него получить всю необходимую информацию по обсуждаемому вопросу.
Деловое письмо должно умещаться на одной странице. А еще лучше — на половине страницы. Очень длинное письмо рискует остаться недочитанным. Каждую новую мысль оформляйте в отдельный абзац. Таким образом, вашему корреспонденту будет легче понять суть письма.

2. Деловое письмо

Деловое письмо от имени сотрудника, компании (офиса, подразделения) корпорации ТУТСИ пишется на стандартном фирменном корпоративном бланке с обязательным указанием в правой части титульного листа (ниже реквизитов ТУТСИ, отступ 10 мм) реквизитов адресата:

Председателю
Государственного комитета Украины
по стандартизации и метрологии
Петрову Ивану Ивановичу
ул. Крещатик, д. 9
Киев, 03030

Рекомендуемый шрифт текста письма — Arial 10 pt.
Рекомендуемый шрифт заголовка — 11 pt bold.
В заголовке письма, направляемого на имя организации, указывается тема письма. Например:

Касательно заказа на поставку
К вопросу о продлении гарантийных сроков эксплуатации РС Prime
Форум в Ялте по безопасности информационных систем

Письмо, направляемое на имя конкретного должностного лица, начинается с приветствия. Например:

Уважаемый Сергей Петрович!
Уважаемая Анна Михайловна!

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Письма печатаются на фирменных бланках формата А4 или направляются по электронной почте. При оформлении письма на двух и более фирменных бланках страницы письма нумеруются и оформляются в соответствии с правилами оформления титульного бланка на нескольких листах.

Если письмо направляется от имени должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: Прошу... Направляю... Считаю необходимым...

В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: ЗАО «ТУТСИ» готово рассмотреть предложения... Корпорация ТУТСИ имеет честь пригласить Вас....

Если письмо содержит приложение, — оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз.

Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с указанием количества экземпляров и листов, например:

Приложение:
1. Справка на 1 л. в 2-х экз.
2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.

Письмо, направляемое от имени сотрудника, либо — от имени организации, подписывается конкретным должностным лицом фирменной подписью сотрудника корпорации.

3. Правила составления электронных писем

Деловое электронное письмо является документом.
Электронное письмо составляется в форматах HTML либо Plain Text.
Деловое электронное письмо состоит из:
адресной части письма (head);
основного текста письма (body);
подписи (sig);
иногда содержит присоединенные файлы (attached files).
Заголовок письма содержит в себе адрес получателя и тему письма (subject). Если письмо отправляется на персональный e-mail сотрудника, то в теме письма достаточно указать заголовок письма или предмет, который в этом письме обсуждается. Если письмо направляется на e-mail фирмы, то в обязательном порядке необходимо указать еще и фамилию конкретного получателя письма. В поле письма «От кого» обязательно должны быть имя и фамилия сотрудника, отправившего письмо, либо название компании.
Правила написания делового электронного письма такие же, как и для обычного, бумажного. Запрещается использование профессионального жаргона, сокращений общепринятых английских фраз, которые часто употребляются в чатах, смайликов.
В электронном письме допускается цитирование предыдущего (принятого) письма в полном объеме.
Нежелательна отправка делового письма в виде присоединенного файла (attached files). Получатели опасаются открывать вложения из-за компьютерных вирусов.
Деловое письмо подписывается фирменной подписью.

 
Joomla SEO powered by JoomSEF