shop3

 

 

 

 

(044) 239-15-84
(044) 332-07-54
(093) 798-30-62
(050) 356-38-69
 
telegram brt (093) 798-30-62
viber brt (067) 233-99-23
Сейчас 949 гостей онлайн
Главная Портфолио Маркетинг, PR Правила деловой переписки

Правила деловой переписки

Печать
Маркетинг, Public relations

Правила деловой переписки

1. «Золотые правила» деловой переписки

Ответ на письмо респондента должен быть дан в течение суток с момента получения письма. Если невозможно сразу дать ответ по существу вопроса, ответ дается следующий: «Письмо принято к рассмотрению. Ответ будет дан в течение трех дней».
Письмо должно быть напечатано. От руки пишут исключительно личные письма. То же самое касается и адреса на конверте.
Недопустимы грамматические ошибки и опечатки. Перед тем как распечатать письмо или отправить e-mail, обязательно включите программу проверки орфографии и пунктуации.
Письмо должно быть содержательным. То есть ваш корреспондент должен из него получить всю необходимую информацию по обсуждаемому вопросу.
Деловое письмо должно умещаться на одной странице. А еще лучше — на половине страницы. Очень длинное письмо рискует остаться недочитанным. Каждую новую мысль оформляйте в отдельный абзац. Таким образом, вашему корреспонденту будет легче понять суть письма.

2. Деловое письмо

Деловое письмо от имени сотрудника, компании (офиса, подразделения) корпорации ТУТСИ пишется на стандартном фирменном корпоративном бланке с обязательным указанием в правой части титульного листа (ниже реквизитов ТУТСИ, отступ 10 мм) реквизитов адресата:

Председателю
Государственного комитета Украины
по стандартизации и метрологии
Петрову Ивану Ивановичу
ул. Крещатик, д. 9
Киев, 03030

Рекомендуемый шрифт текста письма — Arial 10 pt.
Рекомендуемый шрифт заголовка — 11 pt bold.
В заголовке письма, направляемого на имя организации, указывается тема письма. Например:

Касательно заказа на поставку
К вопросу о продлении гарантийных сроков эксплуатации РС Prime
Форум в Ялте по безопасности информационных систем

Письмо, направляемое на имя конкретного должностного лица, начинается с приветствия. Например:

Уважаемый Сергей Петрович!
Уважаемая Анна Михайловна!

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Письма печатаются на фирменных бланках формата А4 или направляются по электронной почте. При оформлении письма на двух и более фирменных бланках страницы письма нумеруются и оформляются в соответствии с правилами оформления титульного бланка на нескольких листах.

Если письмо направляется от имени должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: Прошу... Направляю... Считаю необходимым...

В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: ЗАО «ТУТСИ» готово рассмотреть предложения... Корпорация ТУТСИ имеет честь пригласить Вас....

Если письмо содержит приложение, — оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз.

Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с указанием количества экземпляров и листов, например:

Приложение:
1. Справка на 1 л. в 2-х экз.
2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.

Письмо, направляемое от имени сотрудника, либо — от имени организации, подписывается конкретным должностным лицом фирменной подписью сотрудника корпорации.

3. Правила составления электронных писем

Деловое электронное письмо является документом.
Электронное письмо составляется в форматах HTML либо Plain Text.
Деловое электронное письмо состоит из:
адресной части письма (head);
основного текста письма (body);
подписи (sig);
иногда содержит присоединенные файлы (attached files).
Заголовок письма содержит в себе адрес получателя и тему письма (subject). Если письмо отправляется на персональный e-mail сотрудника, то в теме письма достаточно указать заголовок письма или предмет, который в этом письме обсуждается. Если письмо направляется на e-mail фирмы, то в обязательном порядке необходимо указать еще и фамилию конкретного получателя письма. В поле письма «От кого» обязательно должны быть имя и фамилия сотрудника, отправившего письмо, либо название компании.
Правила написания делового электронного письма такие же, как и для обычного, бумажного. Запрещается использование профессионального жаргона, сокращений общепринятых английских фраз, которые часто употребляются в чатах, смайликов.
В электронном письме допускается цитирование предыдущего (принятого) письма в полном объеме.
Нежелательна отправка делового письма в виде присоединенного файла (attached files). Получатели опасаются открывать вложения из-за компьютерных вирусов.
Деловое письмо подписывается фирменной подписью.

 

 

© Создание сайта: JetBrain